Įmonės išlaidų mažinimas neturėtų prasidėti nuo atsitiktinio biudžeto karpymo. Pirmiausia reikia suprasti, kurios sąnaudos iš tiesų nekuria vertės, o kurios būtinos pajamoms ir augimui palaikyti. Tokiais atvejais išorinis finansų vadovas gali padėti įvertinti finansinius rodiklius, pinigų srautus, procesus ir nustatyti sritis, kuriose įmonė gali veikti efektyviau.
Nuo ko pradėti įmonės išlaidų analizę?
Pirmas žingsnis – suskirstyti išlaidas į aiškias kategorijas ir palyginti jas su ankstesniais laikotarpiais. Atskirai verta vertinti darbuotojų, administravimo, rinkodaros, transporto, patalpų, programinės įrangos ir finansavimo sąnaudas.
Vien tik faktas, kad konkreti išlaidų kategorija padidėjo, dar nereiškia problemos. Jei rinkodaros biudžetas padidėjo 20 procentų, tačiau pardavimai išaugo 40 procentų, papildomos sąnaudos gali būti pagrįstos. Svarbiausias klausimas yra ne „kiek išleidžiame?“, o „kokią grąžą gauname?“.
Kur dažniausiai slepiasi nereikalingos sąnaudos?
Dalis nereikalingų išlaidų atsiranda ne sąskaitose, o procesuose. Darbuotojai gali kelis kartus suvedinėti tuos pačius duomenis, ruošti ataskaitas rankiniu būdu arba atlikti užduotis, kurias galima automatizuoti.
Tokie procesai kainuoja darbo laiką, nors atskiros išlaidos finansinėse ataskaitose gali atrodyti nedidelės. Įvertinus visą procesą dažnai paaiškėja, kad automatizavimas arba aiškesnis atsakomybių paskirstymas gali sutaupyti daugiau nei paprastas tiekėjo pakeitimas.
Ar verta mažinti visas išlaidas?
Ne. Nekontroliuojamas išlaidų mažinimas gali turėti priešingą rezultatą ir sumažinti įmonės pajamas.
Pavyzdžiui, sumažinus pardavimų komandos, rinkodaros ar klientų aptarnavimo resursus, trumpuoju laikotarpiu sąnaudos sumažės. Tačiau po kelių mėnesių įmonė gali prarasti dalį klientų arba sulėtinti pardavimų augimą. Dėl to išlaidas reikia vertinti kartu su jų kuriama verte.
Kaip nustatyti pelningiausias veiklos sritis?
Bendras įmonės pelnas ne visada parodo tikrą situaciją. Vienas produktas gali būti labai pelningas, kitas generuoti didelę apyvartą, tačiau beveik nekurti pelno.
Naudinga atskirai vertinti produktų, paslaugų, projektų, klientų ir padalinių pelningumą. Tokia analizė leidžia pamatyti, į kurias veiklos sritis verta investuoti daugiau, o kuriose reikia keisti kainodarą arba procesus.
Kodėl svarbu stebėti pinigų srautus?
Pelninga įmonė gali susidurti su pinigų trūkumu. Taip dažnai nutinka tada, kai klientai atsiskaito po 30–60 dienų, o atlyginimus, nuomą, mokesčius ir tiekėjų sąskaitas reikia apmokėti anksčiau.
Pinigų srautų prognozė leidžia iš anksto pamatyti laikotarpius, kai įmonei gali prireikti papildomo rezervo. Tokia informacija padeda planuoti mokėjimus, finansavimą ir investicijas dar prieš atsirandant likvidumo problemai.
Kokius KPI verta stebėti?
KPI turi parodyti ne tik tai, kas jau įvyko, bet ir signalizuoti apie artėjančius pokyčius. Įmonei gali būti naudinga stebėti bendrąją maržą, veiklos pelningumą, klientų atsiskaitymo laiką, darbuotojo sukuriamas pajamas ar konkretaus proceso sąnaudas.
Rodiklių neturėtų būti per daug. Penki aiškūs KPI, kuriuos vadovas supranta ir naudoja sprendimams, dažnai suteikia daugiau naudos nei keliasdešimt rodiklių, kurie tik patenka į mėnesinę ataskaitą, paaiškina buhalterijos.lt.
Kada procesų optimizavimas duoda didžiausią efektą?
Didžiausias potencialas dažnai yra procesuose, kurie kartojami kiekvieną dieną. Net kelių minučių sutaupymas atliekant dažną užduotį per metus gali virsti reikšmingu darbuotojų laiko kiekiu.
Reikėtų vertinti užsakymų administravimą, sąskaitų apdorojimą, ataskaitų ruošimą, klientų aptarnavimą ir duomenų perdavimą tarp skirtingų sistemų. Automatizavimas, skaitmenizavimas ir aiškesnės procedūros gali sumažinti klaidų bei rankinio darbo kiekį.
Kaip padidinti pelningumą nemažinant darbuotojų?
Pelningumas gali augti ne tik mažinant sąnaudas. Kartais didesnį efektą duoda kainodaros pakeitimas, mažai pelningų paslaugų atsisakymas arba daugiau dėmesio pelningiausiems klientams.
Svarbu analizuoti ir darbuotojų produktyvumą. Tikslas neturėtų būti atlikti daugiau užduočių per trumpesnį laiką bet kokia kaina. Daug svarbiau pašalinti nereikalingus veiksmus ir suteikti darbuotojams daugiau laiko veiklai, kuri kuria realią vertę.
Kada įmonei reikia išsamesnės finansinės analizės?
Aiškus signalas atsiranda tada, kai apyvarta auga, tačiau pelnas lieka toks pats arba mažėja. Papildomos analizės taip pat verta imtis, jei įmonei nuolat trūksta apyvartinių lėšų arba vadovas negali tiksliai pasakyti, kurie klientai, produktai ir padaliniai yra pelningiausi.
Buhalterijos.lt aprašomo išorinio finansų specialisto darbas apima finansinės būklės analizę, KPI, biudžeto ir pinigų srautų planavimą, investicijų vertinimą bei procesų optimizavimą. Tokia analizė gali padėti ne tiesiog „karpyti“ išlaidas, bet nustatyti, kuriuos verslo sprendimus verta keisti pirmiausia.
