Niekas nesame apsaugoti nuo klaidų. Tačiau kada kalba pasisuka apie viešuosius pirkimus, klaidų norisi nedaryti visai arba daryti jų kuo mažiau. Visada atsiras kliūčių bei trikdžių, kurie gal kelti keblumus sklandžiam projekto įgyvendinimui, tačiau, jeigu žinote, ko tikėtis, žinosite ir kaip to išvengti. Dabar apžvelgsime net 10 dažniausiai pasitaikančių pardavėjų/tiekėjų klaidų ir kartu pateiksime patarimus, kaip tų klaidų išvengti.
1. Netinkamai pasirinktas konkursas
Kiekviena galimybė yra viliojanti. Ypač pamačius sumas, kurias biudžetinės įstaigos yra pasiruošusios išleisti, norisi stverti jauti už ragų ir dalyvauti visur, kur tik įmanoma. Nuo to reikėtų susilaikyti ir pažvelgti į viską per atsargią, kokybinę ir objektyvią prizmę. Projektinio pasiūlymo formavimas ir dalyvavimas konkurse kainuoja daug daug laiko.
Reikėtų skirti pakankamai laiko sąlygų įvertinimui ir objektyviai įvertinti savo pajėgumus. Ar tikrai atitinkate reikalavimus ir galėsite juos užpildyti? Ar turite pakankamą infrastruktūrą, pakankamai kompetentingą personalą ir panašiai? Jeigu viską vertinsite pragmatiškai ir kaip abipusiai naudingą verslo sandorį – tikrai padidinsite savo galimybes.
2. Kada leidžiama godumui ir nekantravimui imti viršų
Taip pat, kaip ir su pirmąja klaida, reikėtų vengti aštrių emocijų, kada ieškote tinkamo pirkimo arba pildote dokumentus. Visos negatyvios emocijos tik padidina klaidų atsiradimo tikimybę. Jeigu jaučiatės ne nuotaikoje arba darbas vyksta labai neproduktyviai, geriausia būtų viską atidėti bent porai valandų ir grįžti prie visko po puodelio kavos ar po geros nakties miego. Aišku, jeigu terminai nesibaigė. Bet, jeigu priartėjote prie termino galo, tai dar viena jūsų klaida.
3. Prastas laiko planavimas
Neįmanoma, pamačius skelbimą, į kurį galima teikti paraiškas dar 1 arba 2 darbo dienas, sukurti kokybišką, išsamų pasiūlymą, nebent jums labai pasiseks. Reikėtų pasiūlymus „medžioti“ ir dokumentų pildymu užsiimti iš karto tada, kai pirkimo informacija atsiranda CVP sistemoje. Planavimas atsiperka ir jeigu turite daugiau laiko pasiruošimui – iš karto įgyjate pranašumą prieš savo konkurentus.
Juk gali nutikti netikėtumų – pvz., vienas jūsų komandos narys netikėtai išeina iš darbo. Jeigu tai nutinka prieš pat galutinį terminą, gali kilti rimtų keblumų vykdant įsipareigojimus. Na, o, jei turėjote laiko pasiruošti – tai nebus tokia didelė problema, mat turėsite daugiau laiko rasti sprendimą, rasti naują specialistą.
4. Silpnas techninių reikalavimų bei projektinių dokumentų parengimas
Kad ir kaip norėtųsi suteikti galimybę jauniems ir nepatyrusiems specialistams pasireikšti ir sužibėti bei įgauti patirtį prie didelių apimčių viešųjų pirkimų projektų, rengiant pasiūlymą turi dirbti komanda ir jai vadovauti turi šioje sferoje patyrę žmonės. Visų pirma reikia puikiai suprasti teisinius projektinius reikalavimus. Tik tokius procesus jau praėjęs žmogus gali atsakingai ir tiksliai įvertinti pirkimo dokumentus bei koordinuoti visapusiškai stipraus, jums pelningą ir pirkėjui naudą nešantį pasiūlymą. Be jokios abejonės, jaunus ir nepatyrusius specialistus būtina mokyti ir jiems reikia tobulėti, tačiau pačiame proceso priekyje, šturvalą laikyti turėtų patyręs kapitonas…
5. Narciziškas požiūris į savo įmonę, produktą ar paslaugą
Beveik visų pirkimų atveju pirkėjai gauna daugybę įvairių pasiūlymų. Jiems tikrai neįdomu skaityti jūsų įmonės biografiją ir smulkiausias verslo detales. Viskas turi būti aišku, glausta, teisiškai ir finansiškai pagrįsta bei kuo įmanoma labiau konkretu. Į viską žiūrėkite taip:
- Pirkėjas turi problemą arba norą, dėl to perka
- Jūs siūlote tos problemos sprendimą
- Jūs turite tilpti į pirkėjo nustatytus rėmus
Nesistenkite kurti pribloškiančių prezentacijų, nesiųskite savo įmonės brošiūrų ar kito reklaminio pobūdžio turinio. Visą įmanomą dėmesį sutelkite į pirkėjo pateiktus dokumentus ir kuo išsamesnį jų užpildymą bei nagrinėjimą.
6. Baimė klausti ir tikslintis
Blogiausia, kas gali atsitikti paklausus pirkėjo tada, kai iškyla klausimas – jis jums suteiks atsakymą ir dar kartą pasiūlys atidžiai perskaityti pirkimo dokumentus (jeigu atitinkama informacija ten yra pateikta).
Reikėtų labai vengti aklai arba atsitiktinai daromų sprendimų. Viskas turėtų būti aišku (bent jau konkursiniu lygmeniu) ir tik iškilus dvejonėms reikėtų nedelsiant duoti užklausą perkančiai organizacijai. Jų pareiga yra suteikti visą reikiamą informaciją tiekėjams, kad pavyktų gauti kuo geresnius pasiūlymus.
7. Jokio redagavimo ir tikrinimo
Gramatinės klaidos tikrai nepuoš pasiūlymo ir nepakels jūsų įmonės vertės. Priešingai, gramatinės ir kitokios klaidos tik sumenkins šansus laimėti konkursą. Patyrę viešųjų pirkimų ekspertai stipriai rekomenduoja samdyti išorinį tekstų ir viešųjų pirkimų srityje bent kiek nusimanantį tekstų redaktorių, kad šis patikrintų turinį ir pateiktų savo rekomendacijas. Sprendimus visada priimkite patys, bet rekomendacijas iš šalies – gauti naudinga.
8. Konkretumo pasiūlyme stoka
Ši klaida nėra savaiminė – ji yra kelių kitų klaidingų sprendimų pasekmė arba rezultatas. Pasiūlymas nebus konkretus, jeigu prie jo dirbo nepatyrę žmonės, jeigu nebuvo skirta laiko įsigilinti į reikalavimus, jeigu viskas atliekama paskutinę dieną ir, jeigu nebuvo išsiaiškinti visi esminiai dalykai. Ypač didelį dėmesį skirti reikia ir klausimynui, jeigu pirkėjas tokį pateikia. Stenkitės viską užpildyti išsamiai, nerašykite šabloninių atsakymų.
Kaip puikų pavyzdį galima paminėti Užimtumo tarnybos dėl COVID-19 skirtą paramą savarankiškai dirbančių asmenų veiklos keitimui remti. Norintys gauti pinigus turėjo užpildyti į viešojo pirkimo dokumentus panašią formą. Ją užpildžius profesionaliai ir tinkamai – patenkinami buvo ~90 procentų tokių prašymų. Tačiau pirmame pildymo etape niekas nekreipė didelio dėmesio į reikalavimus, nepildė formų konkrečiai ir buvo atmesta daugiau nei pusė paraiškų.
9. Atsitiktinės ir lengvai išvengiamos klaidos
Tai ne tik gramatika. Tai ir praleisti arba sumaišyti laukeliai, nepakankamas pridedamų kopijų skaičius, netinkamas failo formatas, netinkamai įklijuotas sertifikatas ir taip toliau. Tokios klaidos yra vienareikšmiškai susijusios su koncentracija ir atidumu, todėl dėkite pastangas, kad jų neliktų.
10. Visiškas dėmesio nerodymas savo personalui
Daugumoje rimtų, didelėmis išlaidomis „pakaustytų“ konkursų, ieškomos įmonės, kurios gali pasiūlyti aukšto lygio paslaugas. Todėl kokybiniuose kriterijuose būna nurodomos reikalaujamos specialistų kvalifikacijos, patirtis, reikalingos žinios ir taip toliau. Jeigu visiškai ignoruojate savo personalo kompetencijų didinimą, tikrai labai smarkiai mažinate savo šansus laimėti konkursą. Galite visą dėmesį sutelkti į geriausio projekto pateikimą, išvengti klaidų, pasiūlyti žemiausią kainą ir greičiausią terminą, bet, jeigu neturite tinkamų žmogiškųjų išteklių, sunku tikėtis teigiamo kliento sprendimo.
Pranešimą paskelbė: Aurimas Gudavičius, Aurimo Gudavičiaus Individuali veikla
